Naamgeving en archivering van foto's

Samenstelling van een bestandsnaam

Een bestandsnaam bestaat uit 2 delen, gescheiden door een punt.
  • De naam van het bestand
  • De extensie
Waarom een extensie ?

De extensie wordt gevormd door de (maximum) vier letters en/of cijfers na het punt van een bestandsnaam. Een JPEG-bestand heeft bijvoorbeeld een .jpg extensie en een Photoshop bestand eindigt met .psd. Wanneer langere extensies gebruikt worden, dan worden de laatste tekens gewoon over het hoofd gezien.

Deze extensie is belangrijk om te herkennen om welk soort bestand het gaat. Een aantal besturingssystemen zoals Windows gebruiken deze extensie om te weten met welk programma het bestand dient geopend te worden. Voor het Apple besturingsysteem (OS X) is een extensie niet verplicht. Daardoor ontstaan dan ook regelmatig problemen met het lezen van Apple-bestanden in een Windows-omgeving.

Goede raad : geef je bestanden steeds de correcte extensie die overeenstemt met het bestandstype (ook in OS X waar het niet noodzakelijk is)

Samenstelling van de naam ?

Er zijn verschillende punten waar men moet op letten bij het kiezen van een naam.

1. Gebruik alleen kleine letters
Sommige besturingssystemen zoals Linux (dikwijls gebruikt op webservers) maken een onderscheid tussen hoofd- en kleine letters.
Vb. de naam voorbeeld.jpg is niet dezelfde als Voorbeeld.jpg.
Wees dus consequent en gebruik standaard alleen kleine letters.

2. Gebruik geen spaties
Verschillende browsers gaan de bestandsnamen of webadressen coderen. Een bestand met de naam "voorbeeld 1.jpg" zal dan worden omgezet naar "voorbeeld%201jpg"

Om dit soort complexe benamingen te vermijden gebruikt men dus best geen spaties. Wil je verschillende delen van de naam gescheiden houden van elkaar dan gebruik je beter een minteken (-) of een liggend streepje (_). Vb voorbeeld_1.jpg
3. Gebruik geen accentletters
Letters met een accent zoals è, é, ê ë, worden niet door alle besturingssystemen herkend, voornamelijk in de engelstalige versies omdat deze letters in het Engels niet bestaan. Vervang deze letters gewoon door de overeenkomende letter zonder accent ook als je met MAC werkt.
4. Gebruik geen speciale tekens
Sommige speciale tekens mogen ook niet gebruikt worden in bestandsnamen : het zijn / \ : ; * ? " < > |

Het @ teken is dan wel toegestaan. Dit teken kan bijzonder nuttig zijn als voorlopige benaming van een bestand waar je nog aan het werken bent.
Vb. @mijn_foto.psd
Dit heeft als voordeel dat je weet welke bestanden nog niet volledig klaar zijn. Bij het alfabetisch rangschikken van je bestanden komen zij ook gans vooraan het lijstje te staan wat handig is om ze terug te vinden.
5. Gebruik geen nietszeggende namen
Denk ook aan de ontvanger van je bestanden. Gebruik een naam die een betekenis heeft, niet alleen voor jezelf maar ook diegene die hem ontvangt.

Een bestandsnaam mag maximum 254 tekens lang zijn. Ruimte genoeg om een degelijke naam te geven aan je bestand. Voeg bv een datum toe aan je bestandsnaam. Dit is handig om te weten van wanneer het bestand dateert of wanneer je hem hebt doorgestuurd. Vergeet niet dat de datum die je in de verkenner ziet de datum is dat het bestand de laatste keer is bijgewerkt en niet de oorspronkelijke datum.

Gebruik ook steeds de datum in het formaat jjjj-mm-dd. Bij het alfabetisch klasseren zullen de foto's ook chronologisch juist staan.
Archiveren van je foto's

1. Verwijder consequent de mislukte/dubbele foto's
De intrede van het digitale tijdperk maakt dat we niet echt meer beperkt zijn in het aantal foto's dat we nemen. Maar elk voordeel heeft ook zijn nadeel.

Waar we vroeger op reis vertrokken met een paar filmrolletjes van 24 opnames komen we nu terug met een paar honderd foto's. We vertrekken van het idee "dat kost toch niets" en "als het niet goed is kunnen we het wissen". Helaas blijft het bij de laatste uitspraak dikwijls bij een loze belofte en krijgen we op de harde schijf van de computer een massa foto's die compleet mislukt zijn of die identiek zijn aan een paar anderen onder het motto "we zullen er nog maar eentje nemen om zeker te zijn".

Herkenbaar niet!
2. Maak een apart mapje voor je foto's
Maak voor je foto's een apart mapje op je harde schijf rechtsreeks in de root van je harde schijf. Als je meer dan één harde schijf in je PC hebt dan gebruik je best de 2e. De eerste (hoofd) harde schijf heeft steeds de naam c:/. De 2e harde schijf heeft de naam d:/.

Het hoeven niet altijd 2 fysiek verschillende schijven te zijn. Tegenwoordig worden de steeds groter wordende harde schijven automatisch onderverdeeld in 2 of 3 virtuele gedeelten die onafhankelijk van elkaar werken. Hierbij staan in het deel c de basisprogramma's, in deel d de data en eventueel in deel e een backup van de essentiële elementen van deel c

Maak dus bv een mapje d:\fotos. Dit maakt het makkelijker om alles terug te vinden en er een back-up van te maken dan wanneer je foto's staan op bv c:\gebruikers\uw_naam\mijn documenten\afbeeldingen\ enz...

Andere, en nog belangrijkere reden is dat, wanneer een harde schijf crasht, dit meestal gebeurt in het gedeelte waar de opstart-informatie van je schijf staat (schijf C of onderverdeling C). Als je data op een apart deel van je harde schijf staan, of beter nog op een aparte schijf, kan je het overgrote deel recupereren.

Regelmatig een back-up nemen blijft de boodschap. Een externe harde schijf van bv 1 TB kost momenteel slechts 50 à 60 €.
3. Onderverdeling van je hoofdmap "fotos"
Gezien de massa aan foto's die we momenteel opslaan is het belangrijk om goed georganiseerd te zijn om alles terug te vinden. De start met een aparte map voor de foto's is al een goed begin. Nu moeten we verder gaan onderverdelen.

Wat we hier gaan meegeven is geen evangelie. Dit is een voorbeeld want het is vooral belangrijk dat je jezelf goed voelt bij de toegepaste logica.

Het gaat hier vooral om je eigen manier van denken als je op zoek gaat naar een foto. We hebben meestal een fenomenaal geheugen wat betreft een aantal foto's die we ooit hebben genomen. En meestal weten we wel WAAR we die foto genomen hebben en niet meer precies WANNEER.
Dus is het logisch dat we een eerste onderverdeling maken per plaats.

Sommige foto's zijn echter eerder gerelateerd aan een evenement (autosalon, uitstap, familiefeest, communiefeest,...) of zijn gewoon bv familiefoto's, natuur, dieren, bloemen,... in functie van je interesses

Daaruit kunnen we dus een aantal onderverdelingen distilleren :

  • reisfotos
    • frankrijk
      • normandie_2014
      • bretagne_2016

    • duitsland

  • evenementen
    • uitstap_sennet_heverlee
    • communie_kleindochter

  • familie
    • kleinkinderen
    • tante_jeanne

  • natuur
    • bloemen
    • vogels
    • huisdieren
Let op het gebruik van de namen van de mapjes : geen hoofdletters, geen spaties,.... enz (zie boven)

Neem voldoende tijd om na te denken over deze structuur. Teken deze boomstructuur eventueel op papier en ga dan kijken naar al de foto's die je nu al hebt op je schijf, en kijk na of je ze allemaal op een logische manier kan onderbrengen.

Nogmaals een praktisch voorbeeld: waar zetten we de foto's van de uitstap naar Heverlee van de Mailgroep ?

Zetten we ze in
reisfotos\belgie\heverlee
of evenementen\uitstap_heverlee
of uitstappen\heverlee


Mogelijk kan je hier ook je alles wat betreft de mailgroep opslaan in een apart mapje volgens de verschillende thema's :

Voor je aangepaste foto's :
sennet\foto_van_de_dag\
sennet\fotospel\
sennet\opdracht_van_de_maand\
sennet\zo_maar\

Voor de originele foto's :
sennet\uitstappen\2016_heverlee


Niets belet je om nog verder te gaan en bv volgende onderverdeling te maken. Behoud in iedergeval zelf nog het overzicht. "Less is more"
sennet\uitstappen\2016_heverlee\raw
sennet\uitstappen\2016_heverlee\bewerkt


Nogmaals het allerbelangrijkste :

Je maakt de structuur die jezelf het beste ligt en die je zelf kan beheersen.

Super voordeel :
Als je de foto's die je aangepast hebt voor Seniorennet (formaat, zwaarte, je naam,...) opslaat via opslaan als, in het specifiek mapje waarvoor hij bestemd is (foto_van_de_dag\, fotospel\,...) verlies je zeker nooit je origineel en stuur je ook altijd de correcte versie in.